费用报销，几乎每个企业每天都在不断发生，看起来简单，却蕴含着复杂的管理思维和逻辑，包括了企业的预算管理、费用标准控制、税务、核算、资金、凭证档案管理等多个流程环节。随着企业业务和人员规模越来越大，企业的费用报销的流程愈显得复杂、冗长。即使有明确的企业报销制度和报销流程说明，但实际操作过程中，还是会出现许多难以克服的问题，如报销周期长、单据不合格反复退回、财务审核累、领导审批过程复杂，以及企业对费用控制水平难以很好掌握，最终在总体的费用成本控制上出现较大的反差，给企业财务管理带来很大负面效果。

 

自企业这种组织形式出现，费用报销就天然存在，一开始采用手工报销、手工记账模式，系财务管理1.0时代。

 

随着计算机时代的来临，互联网渗透到社会方方面面，很多企业为提高报销业务的效率，已经开发或采用了网络报销系统，进入到财务管理2.0时代。

 

网上报销的运行逻辑主要是在将手写报销单变成网上填制报销单，同时附加一些简单的汇总计算功能。员工先在网上填写报销单，系统自动为该报销单匹配一个二维码，员工可以打印出带有二维码的报销单，附上原始纸质凭证交给财务人员审核，财务人员通过扫描二维码自动匹配出系统中的报销单，审核无误后自动根据报销单的金额完成记账。这种方式在一定程度上节省了财务人员加总计算的时间，报销单与账务系统相连则在一定程度上节省了财务记账的时间。但是对于报销人来说，各种报销的步骤和手续并没有减少。

 

近些年来，传统的网络报销逐渐增加了一些智能识别单据的功能，其运行逻辑是将纸质单据拍照上传，通过OCR技术提取关键信息，自动填写报销单，财务人员和业务部门领导可以线上审批、付款。通过内设报销单的勾稽公式，嵌入相关事项标准阈值提醒，减少了基本错误的产生。这类辅助智能功能在也一定程度上节省了报销人的线下跑腿时间和财务人员人工审核的时间，提高了报销业务的效率。但是报销人仍然需要准备纸质单据，交给财务部门存档。虽然技术人员试图采用各种方式将纸质单据和电子单据建立一种唯一的联系，但是这其中依然存在一定程度的道德风险，因此财务人员不得不将纸质单据和电子单据逐一核对，这反而了增加了财务人员的工作量。

 

此外，网络报销系统逐渐衍生出“关联订单式报销”，其运行逻辑是从申请、采购到报销的一站式服务。业务人员的申请得到批准后，直接从关联的系统购买机票、预定酒店等，报销时在系统中选择关联的订单，自动生成报销单，财务端就可以获取交易金额、电子发票等信息，完成还款。通过嵌入相关事项标准阈值提醒，可以对业务的合规性进行事前控制。财务人员主要审核材料的完整性以及一些特殊事项，提高了工作的效率。关联订单式产品完全采用电子凭证，走出了纸质单据和电子单据相匹配的困境，但是这对企业的信息化建设要求较高。差旅业务可以实现机票、火车票、住宿费的电子订单，但是合同采购、会议费、培训费等项目还很难实现线上管理，无法采用关联订单的方式报销。

 

以上几种借助网络和智能技术的费用报销系统，在提高报销业务效率方面起到积极的作用。但是，尚未构建为真正的“智能报销和费控”系统。

 

很多企业在实践中也遇到不同程度的政策性、技术性和组织性的制约，造成智能化水平停留在较低的水平。

 

财务管理3.0：智能报销和费控的业务环节及技术实现

 

报销业务在流程上，大致可以分为三个主要环节，即：业务申请与审批、报销及审核和结算、财务核算与资料归档。其中，一方面根据流程推进和实现了业务过程，另一方面，企业也同时实现费用控制和核算的管理目标。

 

随着数字化和智能化技术的不断涌现，更多智能性的工具和手段应用到报销业务系统中，从而逐步实现“智能报销和智能费控”，财务管理3.0时代到来。

 

业务申请和智能审批：员工发起业务申请时，根据业务事项的背景和管理规则，智能审批其业务合规性，业务预算控制情况，通过管理流程，做出申请批准与否。其中，技术实现途径主要有以下几项关键技术要点：

 

1、智能登录：采用人工智能技术辅助身份识别和认证，如：人脸识别、语音声纹识别、指纹识别等方式。同时，允许从其它业务系统直接穿透统一登录，如：办公系统、项目管理系统、移动业务系统等。

 

2、智能申请：可以根据自然语言方式（语音、文字等）发起业务申请，系统通过NLP（自然语言处理）技术理解和抽取用户的意图自动生成业务申请单，从而启动业务流程。

3、预算接口：通过系统接口或直接集成，检查该申请业务的预算额度是否允许。对应到具体的申请员工的业务部门或项目组织，包括可以跨部门、跨项目预分配预算承担情况。

4、规则引擎：通过规则引擎，将企业所有的管理规则和业务规则，在业务申请和审核环节实现智能化地合规性、合理性、数据一致性等各项核查。

5、流程引擎：通过流程引擎与规则引擎的结合，将符合业务管理规则的业务申请，自动导入后续审批流程及岗位人员，获得后续的审批。流程引擎也支持多分支、并列、退回及二次复核等较为复杂的业务流程。

智能报销审核和结算：员工业务操作过程中，可以将有关报销单据和数据及时提交，通过多项智能技术实现智能化的报销过程。同时，企业财务部门对业务、单据、数据的真实性、合规性、合理性等多项交叉控制检查。关键技术路径主要有以下几个方面：

 

1、智能商旅系统接口：可以采取与市场上常用的商旅系统，如：车票、机票、酒店、出租车等预订系统直接对接，既让员工差旅操作更加便捷，也同时通过系统电子数据直接获取，保证了单据和数据的准确性。直接与商旅平台对接，还可以通过协议合作形式，达成集中采购和延期支付的效果。

2、智能数据采集和填单：采用OCR图片识别、二维码提取技术、OFD、PDF等电子票据采集或导入的技术，将发票类、票据类业务进行结构化采集与存储，在后台分别记录发票信息和票据明细，对非结构化单据（如住宿水单、境外发票）通过模板定义后，AI（人工智能）机器逐步学习后识别提取结构化的发票数据。对应业务的数据可以进一步实现智能填写报销单据。例如：根据后台大数据判断，自动选取填单人以前该类单据的填写内容对部门分摊费用要素等财务信息进行复制，填单人只需根据实际情况进行修改。

3、业务和财务规则智能审核：智能审核是对业务的报销数据进行智能化的校验，在业务发起、业务审批、财务审核、出纳支付等环节进行审核。审核过程中，基于系统数据，影像数据、附件数据、发票数据、关联的数据可以通过规则引擎去来判断其合规性，如开票信息和系统数据的一致性，火车、机票据明细如姓名与系统数据报销人的一致性，住宿水单姓名与系统数据的一致性等。这里通过规则引擎的业务和财务管理规则设置和交叉检验，不仅仅是针对财务单据和数据的审核（包括单据验真），也可以同时匹配业务部门和具体业务规则做到合规性、合理性的多层次交叉检查。

4、智能结算：在报销业务获得最终审批后，根据支付路径实现自动化支付结算，包括通过电子支付渠道支付给报销人，或者通过系统接口支付给商旅平台。同时，也可以根据企业对资金管理的要求和控制，选择采用及时支付或延时支付、合并支付或分拆支付等等方式。

智能核算与归档：企业在每个报销业务完成后，即可对该笔业务的进行核算操作。

 

1、智能核算：主要是根据对应的业务信息与财务信息，如报销人组织、入账组织、承担部门、跨组织分摊报销等业务和财务费控事项信息，进行实际核算生成财务凭证和管理会计分录。在核算节点上，可按企业的实际情况在各个环节完成核算,如以支付结果为核算生成条件;以审核结果+支付结果为核算生成成条件；以审核结果+出纳确认结果+支付结果为核算生成条件。

2、电子档案：费用报销业务所关联的档案工作巳基本实现自动化。在报销过程中，已经将原始的票据信息全面采集;在归档时,根据业务类型，自动将报销信息、发票信息、上游数据信息、审批信息、附件信息、核算凭证数据信息、回单信息自动一键生成电子档案用以归档。

         

新一代智能报销和费用控制系统

 

随着数字化和智能化技术的深入应用，新一代的“智能报销和费控系统”展现了强大的业务处理和财务管理能力，通过先进的系统结构设计和多种智能技术引用，在大幅提高报销流程的便捷性、智能性业务效率同时，也帮助企业实现了事前、事中、事后的费用控制。

 

系统适应性：由于每个企业的管理和业务规则不尽相同，新一代系统必须支持最大限度的适应性，也就是说，需要支持非代码化的业务系统变动，以满足不断变化的企业业务需求。

 

1、界面表示层：采用可视化设计，支持客户自定义单据和数据项。包括菜单、表单界面等都能适应不同的用户，达到“千人千面”的效果。

 

2、业务逻辑：采用规则引擎与工作流引擎结合的机制，对所有涉及到的业务规则通过引擎方式，支持业务处理，再与流程引擎配合推进后续处理。规则引擎实际上是“业务规则的规则”平台，从而没有在单个程序中固化或限制了业务逻辑。

支持财务共享模式：很多大型企业特别是集团型企业在财务管理上采用了财务共享中心模式，以支持大规模财务业务处理并加强集团管理。新一代系统必须支持大型企业的财务共享服务模式，例如：对共享中心的任务管理和绩效评价。

 

智能工具与大数据、知识图谱结合：在操作技术层采用更多的智能工具同时，结合更广泛的大数据、知识图谱等技术，实现更便捷的智能化用户体验。

 

1、智能数据采集与自动单据：在采用OCR、语音输入、电子单据数据攫取、外部系统接口等技术工具同时，根据后台数据比对判断填单类型、自动展示填单界面，扫描发票后发票信息栏自动填充发票相关信息。

2、应用大数据与知识图谱：系统根据历史大数据自动判断同类业务的单据信息，自动提示或填写报销单据。如果未能找到填单人以前填单内容,则根据OCR等技术提取的发票票面信息与数据库进行比对，应用知识图谱技术自动填单，由用户自行进行判断和修改。

支持业务系统的数据智能校验：通过与企业业务系统的链接，根据报销事由、报销申请人等条件，可以获取业务相关的数据信息，例如：报销对应的合同信息、项目信息、人员信息等，通过规则引擎的设定项，对报销业务的真实性、合理性等实现前置性审核。在大型企业中，通过共享服务中心完成前置性审核，可以极大提高报销业务的效率和准确性。

 

规则引擎与流程自动化：规则引擎允许以自然语言方式定义和设置各项业务管理规则，可以将业务管理的变化独立于IT系统开发之外，当业务管理发生变化时，不再高度依赖技术人员再次开发。基于规则处理的RPA（机器人处理自动化）机器人，充分利用机器学习和知识图谱等技术，对规则和业务场景进行再学习和判断，实现智能机器人换代升级。例如：出现如机器人审核逻辑不一致时，返回人工干预处理。机器人对人工干预处理结果进行二次学习，自动梳理字段与凭证之间的逻辑并进行修改。

 

智能客服：通过人工智能技术，提供多种方式的客户服务支持。例如：通过文本和语音应答方式，对报销业务规则或业务状态提供查询和指导、对违反管理规则的业务单据或数据及时提示、业务部门报销业务例外信息推送等等。

 

智能分析及业务预警：对报销业务可以通过多个管理维度分析，发现和洞察业务的趋势。

 

1、业务数据分析：结合企业管理的维度，可以对各级组织、不同业务、具体项目等等实现预算执行与实际费用分析。同时，可以对差旅相关的费用明细及趋势分析，从而挖掘到节省费用的可能性。

2、员工行为分析：进一步分析各种费用到相关的人员，及其具体的费用背景，可以得出员工的业务行为。例如：个别人员去某个地点出差频次过高，可能是工作负荷太大，但也可能个人原因的理由。

3、业务和员工预警：通过系列数据分析，可以对业务部门、员工等角度的报销业务数据及时分析和预警。从而在费用控制、企业合规、员工行为等风险方面及时提示和预警。

生成式人工智能的应用：不久将来，进一步采用更多AI（人工智能）和AIGC（生成式人工智能）技术手段，提升报销业务的智能化管理水平，将可凸显新一代智能报销和费控系统的功力。例如：基于大语言模型、机器学习等AIGC技术对业务背景、业务历史、业务数据进行更广泛和更深入的分析，并及时生成分析报告，改善原来只有数据报表没有分析结果的尴尬局面。

 

融和科技 超级ERP-智能报销和智能费控系统

 

融和科技的超级ERP-智能报销和智能费控系统，以数智化技术平台为基础，提供了企业财务管理的智能报销和智能费控服务。该系统采用了多项人工智能技术，及先进的系统架构，建立了基于财务和业务规则下的智能报销和智能费控一体化管理平台，为企业提供了智能化的财务业务管理系统。

 

作为企业数字化转型和国产信创的成功关键，融和科技的超级ERP-智能报销和智能费控系统已经为多家大型企业顺利提供新一代智能报销和费控服务，其中也包括了国家级大型金融企业集团。通过建设“智能、互联、高效、共享”的报销和费用系统，推动企业财会管理向“数字化、智能化”方向转型，有效提升财务精细化管理水平与价值贡献，进一步助力企业财会管理高质量发展。